こんにちは、しらすです。
今回は先日発売された「アウトルック最速仕事術」(2019/3/29 発売)について記載します。多くのビジネスマンが使用しているアウトルックというツールについて、”目からウロコ”な時短方法が盛り沢山なこの書籍、3月末に発売されてからなんとすでに7刷目(2019年7月時点)ということで、大変人気の書籍です。
私自身、エクセルでのマクロを使った解析やまとめをよく作成するため、腕に自信はありました。
しかし、アウトルックに関しては盲点で、この書籍から使える情報を多く得ることができました。
以下のような人に特におすすめです!ちなみに私は3番タイプでしたが、読了した次の週から簡単に週2時間程度時短できたので、購入して本当に良かったと思いました。
- アウトルックは使うけどパソコンはあまり詳しくない!
- アウトルックの設定なんて変更したことはない!
- そもそもアウトルックの作業時間を縮めようと思たことない!
アウトルックを使うすべての人におすすめしたい!! 10個のショートカットを覚えるだけで超時短!?
企業のメールツールといえば、アウトルックが王道ではないでしょうか?この書籍ではありそうでなかったアウトルックを効率よく使用するための具体的なノウハウが端的にまとめられている書籍でした。まず本書の目玉(?)である「10個のショートカットだけで超時短」の通り、メールの送信など簡単なショートカットを10個覚えるだけで簡単に時間短縮できてしまいます!
しかもショートカットは覚えやすいように表が付録されており、パソコンに詳しくない方でも簡単に覚えられるようになっていました。私も読了して次の日から早速このショートカットを実践。これだけで、今まで自分がマウスで操作していた時間が馬鹿らしくなるほど、驚くほどアウトルックの操作が早くなりました。この時点で1割程度の時短を実感。
更なる効率化のノウハウ!簡単なのに効果は絶大!
個人的には上記の10個のショートカットだけでも購入してよかった!と思いましたが、本書では他にも作業効率が格段にアップするメール表示設定方法や、メールフォルダの有効な使い方、辞書登録の上手い活用方法など、アウトルックを超効率的に使用するためのノウハウが大変わかりやすく記載されています。こちらは本書に沿って簡単に設定可能、この設定で2割程度の時短を実感。
※ちなみに私は本書を読みながら設定変更しました。慣れるまで数日要しましたが、以前よりアウトルックにかける時間は3割減、週 2時間の時短になっています!業務改善効果としては下手な啓発本を読むより圧倒的な効果!
これまで”アウトルックの時短”は全く頭になかったのですが、いざやってみるとこれまで如何に無駄な作業が多かったかを実感します。この手の解説本として分量が少ないと感じますが、それがかえって読みやすく、読む時間に対しての効果が大変大きい良質な書籍でした。
実は最も作業時間が長いのはアウトルック!?
例えばオフィスツール、特にエクセルなどでは効率よく使用するノウハウは会社でも高い価値になります。ひとたびエクセルを自由に使えるようになれば会社ではエクセルマスターと呼ばれ崇められる、ということも少なくないのではないでしょうか?
では、アウトルックはどうでしょうか? 少なくとも私の職場では「アウトルックに詳しい!」という人は一人もいませんでした。というかそもそもアウトルックに詳しくなろうとする人自体がいませんでした。想像するに、様々な解析やデータまとめを行うエクセルに対して、メールを送受信することを目的としたアウトルックというツールは、すでに目的に対してある程度完成されたものであるため、だれもそこから何かを変更したり効率化を図ったりしなかったためと思われます。
しかし本書によれば、会社で使用するツールの中で最も利用時間が長いのはなんとアウトルックとのこと!
これは盲点でしたが、確かに自分の日々の仕事を振り返るとかなり多くの時間アウトルックを使用していると感じました。一般社員の私ですら多くの時間をアウトルックに(自覚なしに)割いているのに、さらに上位の方達はより多くの時間をアウトルックの作業に時間を割いていると想像されます。アウトルックの作業改善効果は他のツールに比べて実は大きく、少しの時短で日々の業務は大きく改善可能ということです。ただ、これまで「アウトルックの作業を最適化する」ということに焦点を当てた書籍は全くなかったとのこと(本書中の筆者の言葉より)。本書を読了した後に、類似の書籍を探してみましたが確かにこれほど具体的に、かつアウトルックに特化して記載された書籍を見つけることができませんでした。そういった意味では、大げさかもしれませんが日本で唯一の書籍ともいえるかと思います。
以上、読書書評でした。
コメント
読んで頂きありがとうございます!すこしでもお役に立つ部分があると嬉しいです。
コメントいただきありがとうございます!「ありそうでなかった!」アウトルックの業務改善にとても役立つ書籍でした。知り合いにも紹介しましたが大好評でした!