【メール引き継き】退職時などにサーバーにあるOutlookのメールを他の人に引き継ぐ方法

「過去の担当者のメールをあさればあるはずだ！」という状況って結構起こりえます。ただ、退職された方のアカウントは通常は削除されてしまうため残らない場合が多いかと思います。

本来はエクスポートすればOKだと思いますが、会社の規制などでできないように設定されている場合もあるかと思います。

エクスポートできないよーーという方は、以下の方法で退職前にメールをローカルに残しておくことで、アカウントが消えてもメールを探すことができます。

メールをバックアップする手順

去られる方

バックアップファイル(.pst)を作成しましょう

受信用/送信用のバックアップファイル(.pst)を作成

すると、ホーム画面の左側一番下に先ほど作った.pstファイルのタイトルと同じメールフォルダが出来上がります。後はここにバックアップしたいメールをコピペすればOKです。

注意：できるだけコピペするようにしましょう。メールを移動するとサーバーから消える場合があります。

作成した.pstファイルは先ほどのアカウント設定の画面から「ファイルの場所を開く」で開けます。

この.pstを必要な方に渡しましょう。

メールを読みたい方

バックアップファイルを読めるように復元しましょう

.pstを読み込む

アカウント設定から.pstファイルを読み込みます。

するとメールホーム画面左側の一番下に、以下のように読み込んだ.pstファイルのタイトルと同じ名前のフォルダが生成され中身を確認できます。

まとめ

以上、Outlookのメールバックアップについてまとめてみました。もう少しまともなやり方があるとは思いますが、引継ぎ時にできる最もアナログ(?)で安心な処理なので、変な間違いが少なくて良さそうです。