【コンサルに学ぶ】説明下手の3つの特徴と3つの心がけ

こんにちは、しらすです。
本記事ではコンサルタントとして働く筆者が、コンサルタントとして顧客と日々会議する中で気づいた説明下手の特徴と、それを解消する心がけを説明します。

この記事でわかること

説明下手の3つの特徴
説明上手になるための3つの心がけ
具体的にやるべきこと

この記事の内容

説明下手の特徴
説明上手のための心がけ
上手な説明ができる方法
説明上手に向けてやるべき準備
1. 場数を踏む
2. 手順を踏む
参考

説明下手の特徴

説明下手の主要な特徴は以下の3つ。

自信のない縮こまった説明
反対意見が生まれやすい説明
抽象度が高い説明

自信のない縮こまった説明

どんなに内容が整っていても話し方によって全く相手に伝わりません。
特によくないのは「自信がない説明」です。
どんな説明をする時でも、まずは自信を持って話すこと、自信を持って話せるように準備することを心がけましょう。

自信を持って話をするには準備と自分の中の腹落ち感が必要です。自分が説明を受けても納得できるレベルまで内容を精査しましょう。

反対意見が生まれやすい説明

「その意見はおかしい」「間違っているのでは？」というモヤモヤが発生すると説明が入ってきません。特に決めつけによる説明は反対意見が生まれやすいので要注意。
ex. 「これは、こういうものだから」「この人はこういう人なので」

抽象度が高い説明

なんとなくわかるが具体的な想像ができない説明も相手には伝わりません。
説明する内容によって、適切な抽象度が変わって来るので「この説明は適切な抽象度か？」を自問しながら準備すると良いでしょう。

ちなみに具体と抽象を行ったり来たりするトレーニングはこの本が良かったので紹介

「具体⇄抽象」トレーニング思考力が飛躍的にアップする29問（PHPビジネス新書） [ 細谷功 ]

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説明上手のための心がけ

相手の時間をいただいている心持ち
全てに正解できる人はいない
正解は一つだけではない
聞き手の納得感は話し手の自信から

相手の時間をいただいている心持ち

説明のための時間を相手からいただいている、相手の人生の一端をいただいている、という姿勢で準備・説明すると、最低限の時間で最大限の効果を得るためにさまざまな準備・説明ができます。
少しだけ意識することで説明がハキハキでき、まずはここから心がけると一気に説明が上手くなります。

全てに正解できる人はいない（正解は1つではない）

説明する相手の方が自分より知識があったり、立場が上の場合、「相手の方がわかっているのだから私の意見を言っても意味がないかも」など考えてしまうかもしれません。
しかし、相手も人間であり全てを知っているわけではありません。まずは自分の意見を言うことで、相手も考える軸ができ、議論が捗る効果が期待できます。そのため、自分の意見は合っている方がもちろんいいが、間違っていても問題はない。

また、学校の授業とは異なり実社会ではどの選択肢が正解か分かりません。さらに、正解は時々で変わる上に、ひとつとも限りません。
話し手、聞き手で思う正解が違うことは多々ありますが、どちらも正解である場合は多くあります。唯一の正解を無理に求めようとせず、共通理解を構築することを重視しましょう。

話し手の自信が聞き手の納得感を育む

まず大前提として、話し手が納得していない説明を聞き手は納得しません。話し手が自分の説明に自信と納得感がある場合、話し方にも自信が溢れます。
よって、まずは話し手が自信をもって話すこと、自信を持って話せるように準備することが、聞き手の納得感を育みます。

上手な説明ができる方法

PREP法

結論(Point)→理由(Reason)→例(Example)→結論(Point)の順で話す方法。最も一般的な話し方で、どんな場合でも綺麗に話ができる方法。

ホールパート法

概要(Whole)→詳細(Part)の順で話す方法。特に上司への報告などにはおすすめ。

SDS法

概要(Summary)→詳細(Details)→概要(Summary)の順で話す方法。ホールパート法と同じだが、詳細を話した後に再度全体を話す方法。

説明上手に向けてやるべき準備

場数を踏む

まずはしっかり練習をして場数を踏んでおくことが重要です。しかし、がちがちに固めてしまうと、柔軟な対応ができなくなります。
説明とは一方的にこちらの主張をすることではなく、相手との対話です。一番大事なことは「相手の反応を見ながら話すこと」です。その余裕を持つために事前に練習するという考えを持ちましょう。